Purchasing




Purchasing

 

Purchasing mengacu pada tugas untuk mendapatkan barang-barang yang diperlukan, dengan kualitas yang bagus dan kuantitas yang cukup di waktu yang tepat, di tempat yang tepat dan dengan harga yang ekonomis. Dengan demikian, kurang lebihnya tugas Purchasing bisa didefenisikan, harus bisa menekan cost dan pada saat yang sama harus bisa mendatangkan barang dengan kualitas yang baik, memilih barang dengan seksama adalah elemen penting bagi purchasing sehingga dapat mencapai tujuan perusahaan.

Kontrol:

2 hal yang harus dihindari, adalah “hand-to-mouth-method”, atau membeli secara dadakan, membeli barang dalam jumlah berlebihan, menyipan barang-barang yang jarang digunakan, akan meningkatkan biaya/cost untuk tempat penyimpanan (bila tempat penyimpanan menyewa), kerugian akan barang yang kadaluarsa bahkan pencurian.

Kontrol harus didasarkan pada 3 syarat:

     1. Pembelian barang pada waktu yang tepat.

2. Pembelian barang dengan kuantitas yang tepat sesuai dengan penggunaannya.

3. Pembelian barang dengan harga yang tepat.

Purchasing Dept. Source: https://accountlearning.com

Purchasing Dept.
Source: https://accountlearning.com

Membeli barang pada waktu yang tepat:

Sebelum dilakukan pembelian barang, perlu dilakukan perencanaan yang matang, seperti mengecek terdahulu, apakah di tempat penyimpanan masih ada stok yang tersisa dari pembelia sebelumnya. Diperlukan margin yang tepat untuk hal tersebut, setelah melihat stok yang ada dalam tempat penyimpanan, berapa hari pesanan tersebut akan datang setelah dipesan dan berapa jumlah penggunaan barang tersebut setiap harinya.

Misalkan, pesanan barang akan tertunda sekitar 5 hari setelah dipesan. dan barang tersebut selama 4 hari berturut-turut digunakan dan setiap harinya membutuhkan 1, margin yang aman adalah 5 dikalikan 4, jadi yang didatangkan adalah 20.

Ruang penyimpanan akan sangat berpengaruh pada tingkat persediaan barang dan diperlukan penataan yang tepat (FIFO = First In First Out).

Oleh sebab itu, seorang purchasing harus mengenal ruang penyimpanannya (berapa kapasitas ruang penyimpanannya), penggunaan barang-barang tersebut setiap harinya dan stok setiap barang. Setelah informasi itu telah diketahui, siklus pemesanan dapat diketahui untuk setiap barang.

Baca juga: 11 Jenis pisau yang harus anda tahu

 



Membeli pada harga yang tepat:
Dalam industri jasa makanan, harga pada saat pengiriman adalah faktor yang penting. Perhitungan dalam pembelian akan sangat dipengaruhi oleh layanan supplier karena supplier juga akan mempertimbangkan biaya tranportasi (termasuk asuransinya), biaya penyimpanan, itu semua akan dikenakan atau ditambahkan pada harga barang.

Jika barang didapatkan langsung ke supplier (supplier tidak mengantarkan barang), maka biaya transportasi menjadi tanggungjawab perusahaan. Jika supplier memberikan kredit, maka hal ini, perusahaan akan sedikit ringan dalam pembayaran ke supplier tapi hal tersebut tidak boleh dianggap remeh. Jika perusahaan membeli barang sendiri tanpa menggunakan supplier, maka biaya bahan bakar, asuransi, biaya penyusutan kendaraan harus diperhitungan dalam biaya per mil. Biaya upah untuk karyawan dan resiko kehilangan belum masuk dalam perhitungan per mil. Supplier yang murah belum tentu menjadi supplier yang menguntungkan tapi tetap diperlukan.

Pasukan yang optimal. Untuk mencapai pasokan yang optimal diperlukan “ABC Analisis”. Barang yang paling penting ditempakan pada bagian pertama pada barang yang akan dibeli. Barang penting lainnya ditempatkan pada bagian ke 2 dan seterusnya. Daftar tersebut kemudian dibagi menjadi 3 kelompok (A, B dan C). Grup A mencakup 10 persen dari barang yang ada dalam daftar, Grup B masuk dalam urutan berikutnya dengan bagian 20 persen dari bagian yang akan dibeli dari daftar yang ada di grup B dan Grup C adalah pengingat.
Dapat dilihat dengan jelas dari “ABC Analisis”, jika menggunakan ABC Analisis, akan sangat optimal melakukan pasokan kedalam tempat penyimpanan/gudang. Kuantitas yang dipesan dari setiap barang diperlukan untuk pasokan optimal ke dalam tempat penyimpanan/gudang.

 

Analisa pasar:

Pengetahuan tentang pasar menjadi sangat penting saat ini, tidak hanya tamu tetapi imana mendapatkan/memperolleh barang juga sangat penting. Pengetahuan yang mendalam tentang paar akan sangat penting untuk menghindari kerugian. Supplier yang baik akan dapat diandalkan, dapat memberikan harga yang obyektif.

Baca juga: Variation of Demiglace

 

Pengawasan dalam pemasanan:

Purchasing adalah posisi yang penting dan posisi yang menantang. Purchasing menjadi posisi yang menjadi tempat pembelian barang yang dibutuhkan untuk sebuah perusahaan juga harus mempunyai pengetahuan tentang marketing. Purchasing harus mengetahui  ketersediaan bahan makanan dengan spesifik yang ada dipasaran, trend pasar dan juga mengetahui dan menguasai pengetahuan tentang kontrak antara perusahaan dengan supplier. Purchasing harus menjaga kode etik perusahaan dengan supplier.

Purchasing Procedure Source: http://elephanttube.me

Purchasing Procedure
Source: http://elephanttube.me

 

Kontrol akan pengiriman:

Purchasing harus mengecek barang yang datang dan langsung menyimpannya ke dalam store atau langsung di transfer ke departemen yang memesan barang tersebut. Sebelum melakukan pemesanan kepada supplier, purchasing harus memastikan barang yang dipesan dan kuantitinya, jika pemesanan sudah disetujui dan barang sudah datang, purchasing harus mengisi atau melengkap inventori card. Ini sangat berguna untuk mengecek ketersediaan barang di dalam store.

 

Kontrol akan kualitas:

Pengecekan kualitas barang saat barang tersebut datang sangat penting untuk mengetahui barang yang datang sesuai dengan pesanan. Jika akan complain terhadap supplier harus disertai dengan barang bukti yang ada yang tidak sesuai dengan pesanan. Sehingga supplier dengan senang hati mengganti barang yang tidak sesuai pesanan tersebut.

 



Kontrol akan kuantitas:

Kuantitas barang yang datang harus dicocokan dengan kuantitas barang yang dipesan. Diperlukan penimbangan dengan teliti saat barang datang. Jika ini dilaksanakan akan memperkecil pemasanan yang berlebihan.

Baca juga: Food handling and preparation

 

Kontrol akan kerugian:

Kerugian disebabkan oleh kurangnya pengontrolan yang memadai atas kualitas dan kuantiti saat barang datang. Biasanya akunting departemen mengetahui kerugian saat laporan laba kotor bulanan atau tahunan telah dibuat. Untuk menghindari kerugian, cek selalu kalkulasi harian dari laba kotor kitchen.

Semoga bermanfaat

 

 

 

 

 

 

 



Share